Cos’è la fattura elettronica, come funziona e a chi si applica, illustrando le sue caratteristiche, i suoi vantaggi e le sue novità in Italia e in Europa.
La fattura elettronica è un documento digitale che viene inviato per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), l’ente pubblico che si occupa di ricevere, controllare e inoltrare le fatture elettroniche tra i soggetti coinvolti; questo file sostituisce la fattura cartacea e ha lo stesso valore legale e fiscale.
Cosa deve contenere la fattura elettronica?
La fattura elettronica deve essere emessa in un formato strutturato, che permette di rappresentare in modo standardizzato i dati e le informazioni della fattura, e deve essere firmata digitalmente con una firma elettronica qualificata o avanzata, che garantisce l’autenticità e l’integrità del documento.
Deve inoltre contenere tutti gli elementi previsti dalla normativa fiscale, tra cui:
- i dati identificativi del cedente/prestatore e del cessionario/committente, compresi il codice fiscale e il codice destinatario o l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
- la data e il numero della fattura;
- la natura, la qualità e la quantità dei beni o dei servizi oggetto dell’operazione;
- il prezzo unitario e il prezzo totale, con l’indicazione dell’aliquota e dell’imposta applicata;
- le eventuali operazioni esenti, non imponibili o soggette a regimi particolari;
- le eventuali spese accessorie, gli sconti, le maggiorazioni e le altre variazioni;
- il riferimento al documento di trasporto, se esistente;
- il riferimento al pagamento, se effettuato.
Tempi e scadenze di invio della fattura elettronica
La fattura elettronica deve essere inviata al SdI entro il termine di emissione previsto dalla normativa fiscale, che varia a seconda del tipo di operazione. Il SdI verifica la correttezza formale della fattura e la inoltra al destinatario, che può riceverla in diversi modi, tra cui:
- tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, dove è possibile consultare, scaricare e conservare le fatture elettroniche;
- mediante un servizio di conservazione offerto da un intermediario abilitato, che si occupa di ricevere, gestire e archiviare le fatture elettroniche per conto del cliente;
- via software di gestione contabile o fiscale, che consente di integrare le fatture elettroniche con la propria contabilità.
La fattura elettronica deve essere conservata in formato digitale per 10 anni, secondo le modalità previste dalla normativa sulla conservazione sostitutiva, che garantisce la validità legale e fiscale del documento.
La fattura elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, a prescindere dal regime fiscale o dalla forma giuridica. Sono esclusi dall’obbligo i soggetti che effettuano operazioni rilevanti ai fini IVA nei confronti di consumatori finali, che possono continuare a emettere scontrini o ricevute fiscali, salvo che non optino per la fattura elettronica.
I vantaggi della fattura elettronica
La fattura elettronica ha numerosi vantaggi, tra cui:
- la riduzione dei costi di stampa, spedizione e conservazione delle fatture cartacee;
- la semplificazione e l’automazione dei processi di emissione, trasmissione, ricezione e registrazione delle fatture;
- la maggiore sicurezza e tracciabilità delle operazioni;
- la prevenzione dell’evasione e dell’elusione fiscale;
- la possibilità di accedere a servizi e incentivi pubblici, come il credito d’imposta per l’acquisto di beni strumentali, la cessione del credito IVA, la lotteria degli scontrini e il cashback.
La fattura elettronica è una realtà consolidata in Italia dal 1° gennaio 2019, data in cui è diventata obbligatoria per tutte le operazioni tra operatori economici. Dal 1° luglio 2020, è diventata obbligatoria anche per le operazioni tra operatori economici e pubbliche amministrazioni. Inoltre, dal 1° gennaio 2021, è entrata in vigore la fatturazione elettronica europea, che consente di emettere e ricevere fatture elettroniche tra soggetti residenti in diversi paesi dell’Unione Europea, secondo uno standard comune.
A partire dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche per le partite iva a regime forfettario, che fino ad ora erano state escluse da quest'obbligo.
Si tratta quindi uno strumento innovativo e vantaggioso per le imprese e per il fisco, che richiede però una adeguata conoscenza e preparazione da parte dei soggetti coinvolti.
