Per compilare una fattura elettronica, è necessario utilizzare un software che consenta la creazione del file XML nel formato richiesto. Si possono usare programmi gratuiti forniti dall'Agenzia delle Entrate o software privati disponibili sul mercato. È possibile anche affidarsi a un intermediario che si occupa della trasmissione e ricezione delle fatture.
Le fatture elettroniche devono essere inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI) per essere considerate valide.
Una fattura elettronica deve includere diverse informazioni, come la data di emissione, le informazioni sulle parti coinvolte nell'operazione, l'oggetto dell'operazione, i corrispettivi e i dati necessari per calcolare l'imposta. Il numero progressivo della fattura è univoco e identifica il documento.
Le parti coinvolte devono essere identificate tramite la loro ditta, denominazione, o ragione sociale, oltre al loro codice fiscale o partita IVA. È necessario includere anche l'indirizzo telematico del cliente, che può essere una PEC o un codice alfanumerico.
Per le fatture di importo inferiore a 400 euro, vi sono delle semplificazioni relative al contenuto della fattura. La trasmissione della fattura può avvenire tramite diversi canali telematici, e nel caso di scarto della fattura da parte del sistema, è necessario correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura corretta.
Le operazioni con soggetti non residenti devono essere documentate tramite trasmissione telematica dei dati, utilizzando il Sistema di Interscambio. Questo obbligo non sussiste per operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale o una fattura elettronica, né per acquisti non rilevanti territorialmente se di importo non superiore a 5.000 euro.
La trasmissione telematica deve avvenire entro determinati termini a seconda se si tratta di operazioni attive o passive.
